# ProKlub - nápověda Nevíš si rady? Využij náši nápovědu. V levém menu si vyber oblast, kterou potřebuješ řešit. Můžeš použít také vyhledávání vpravo nahoře. Nenašli jste odpověď na svůj dotaz? Obraťte se na naši zákaznickou podporu, jsme tu pro vás: ##
# Nástěnka ### Základní přehled \- V základní přehledu můžete sledovat celkový počet klientů, počet aktivních klientů a počet zaplacených klientů \- Celkový počet klientů (bez duplikátů) je zároveň číslo, dle kterého se určuje cena předplatného systému ProKlub. Systém rozpoznává duplikáty dle jména, příjmení a emailu - pokud jsou údaje stejné, je klient brán pro toto číslo jako duplikát. \- U nezaplacených klientů je možné šipkou otevřít seznam pouze nezaplacených klientů a hromadně zaslat upomínku k platbě

### Počet aktivních klientů v pravidelných aktivních třídách \- Graf ukazující počet aktivních klientů v jednotlivých třídách pro sledování obsazenosti a aktivity tříd

### Příjmy v jednotlivých letech \- Měsíční příjmy v jednotlivých let

### Klienti s pravidelnou docházkou (4krát a více v jednom měsíci) \- Pro přehled návštěvnosti lekcí

### Příjmy tříd v zadaném měsíci \- Příjmy jednotlivých tříd v daném měsíci

## Počet klientů v pravidelných třídách podle pohlaví

# Docházka ### Zapisování docházky \- Docházka / Zadat docházku Vyberete svoji třídu a zakliknete všechny příchozí klienty, dle potřeby doplníte poznámku a uložíte (zároveň vidíte u klientů zelenou čárku = zaplaceno či červenou čárku = nezaplaceno). V případě, že na hodinu dorazí klient z jiné třídy vypíšete jméno klienta a přidáte ho do docházky navíc.

\- Docházka / Skener Využijete pokud používáte čtečku čárových kódu. Čárové kódy jsou ke stažení ve třídách.

\- Docházka / Tablet Zadávání docházky pomocí jednoduchého číselníku. Trenér může spustit docházku na tabletu a klienti se na něm sami zapíší - použijí své VS a zmáčknou "přidat".

Zadávání docházky pomocí jednoduchého číselníku. V tomto případě s automatickým rozřazováním do tříd. Vhodné pokud máte klienty kteří chodí pouze do jedné třídy. \- Docházka / Tablet 2: Zadávání čísla na jednoduchém číselníku. Na rozdíl od "Tablet 1" není třeba vybrat třídu. Klientova docházka je do třídy přirazena automaticky. Vhodné využít ve chvíli, kdy nemáte klienty kteří chodí do dvou či více tříd. \- Docházka / Moje docházky Docházky zadané uživatelem ProKlubu. \- Docházka / Všechny (tuto sekci vidí pouze administrátor a subadmin) Všechny docházky ve vašem ProKlubu (zadané všemi uživateli). ### Zadávání docházky v mobilní aplikaci Členové klubu mohou zapsat svou docházku také sami ve své mobilní aplikaci. Docházku je možné zapsat v den tréninku po tom, co ji v systému trenér (uživatel) otevře (podobně jako u zadávání na tabletu).

### Export docházky \- Pro export Docházky vyberte v sekci *Reporty > Docházka za měsíc* správný měsíc a stáhněte report.

## # Klienti ### Karta klienta \- Na kartě klienta jsou uloženy veškeré důležité informace o klientovi včetně plateb a docházky

\- Klient má přiřazen vlastní variabilní symbol, na základě kterého se párují platby. \- V případě, že chcete klientovi odpustit platbu či přesunout platbu do jiného měsíce můžete modrou šipkou vedle platby částku jednoduše přesunout. ### Aktivní / neaktivní \- Pokud klient přestane chodit je možné klienta zaškrtnout jako neaktivního (za nějakou dobu je dobré se klientovi připomenout s tím, zda nechce znovu začít chodit). Klient se poté bude zobrazovat v seznamu žáků třídy až na jeho konci. # Pravidelné třídy \- Pravidelná třída je pravidelně se opakující třída (například každou středu v 17.00)

### Založení nové třídy – Nastavení \- *Pravidelné třídy > Přidat třídu* – nastavení třídy by mělo být vždy aktuální pro automatické fungování systému \- Je nutné vyplnit základní údaje o třídě

\- měsíc první platby - je měsíc, za který poprvé zaplatí (tedy pokud se cvičí od září, měsíc první platby je září) \- a údaje pro registraci – jaký se odešle email po registraci, co vše má být k vyplnění v registračním formuláři, jaké položky jsou povinné, doplnění vlastních položek

### Dětské /dospělé třídy \- Třídy se dělí na dospělé a dětské – možné nastavit v Nastavení třídy \- V dětských třídách je povinné vyplnit alespoň jednoho zákonného zástupce (možno vyplnit i dva např. u rozvedených rodičů) ### Cenové balíky \- Podle toho na kolik měsíců klient platí je třeba vyplnit částku. Je nutné mít je vyplněné pokud chcete používat některé značky v šablonách e-mailů (např. \_\_QR\_MONTHS6\_\_). Pozor, pokud byste chtěli změnit ceník. Nejde to zpětně, pouze od data kdy cenu měníte.

\- V nastavení třídy nastavte *Měsíc první platby* \- pokud se jedná o přihlášení nově registrovaných klientů, třída začala například v lednu a oni se registrovali a platí až od února, je třeba zaškrtnout pole „Nový klienti – zapsat platbu od měsíce přijetí platby (ignoruje zadaný měsíc první platby)“ \- pokud se jedná pouze o stávající klienty, kteří již mají přiřazené nějaké předchozí platby, ale nyní proběhly například prázdniny kdy neplatili a chcete aby se jim následující platba tedy nepočítala od posledního zaplaceného měsíce, ale od zadaného Měsíce první platby je třeba zaškrtnout „Stávající klienti – zapsat platbu od zadaného měsíce první platby (ignoruje poslední zaplacený měsíc)“ ### Hromadný e-mail \- Přímo ve třídě je možnost vybrat zaslání e-mailu celé třídě nebo neplatícím či platícím klientům ### Přesun klientů \- Možnost hromadně přesouvat klienty z jedné třídy do jiné Funkce je ideální například pro přesun do nové třídy během letních prázdnin. V kartě klienta zůstanou všechny jeho údaje, jen přibude záznam o přesunu. Jeho variabilní symbol zůstává stejný. ### Export klientské databáze pro ČUS či NSA \- Možnost exportu kompletní klientské databáze v sekci *Reporty > Klientská databáze* \- Export také pro jednotlivé třídy či možnost využití předpřipraveného exportu přímo pro NSA či ČUS

# Akce Tato kategorie je určena pro jednorázové akce, například seminář, víkendové soustředění či letní tábor.

### Založení nové akce – Nastavení \- Vyplnění základních údajů o Akci

\- Vyplnění údajů k registraci

### Cena (záloha) \- U Akce je možnost vyplnit pouze jednotnou cenu \- Pokud chcete, aby klient zaplatil pouze zálohu můžete pomocí hromadného e-mailu poslat údaje k platbě například 50% částky – následně uvidíme vedle klienta, že má zaplaceno 50% částky

### Hromadný mail \- pošlete všem klientům v Akci hromadně email například se seznamem věcí, které si mají vzít s sebou # Kreditní třídy Kreditní třída je třída, která funguje na základě nabití kreditů a následnému odečítání za každý vstup

### Založení nové kreditní třídy – Nastavení \- Vyplnění Základních údajů o kreditní třídě

\- Vyplnění hlavních údajů k registraci

### Cenové balíky \- U kreditní třídy je možnost vyplnit kolik kreditů je za jakou cenu a také jakou mají platnost (pokud platnost vyžadujete)

\- Pokud vyprší platnost kreditů, objeví se vedle jejich počtu obrázek budíku. V takovém případě máte možnost kredity ponechat, či je smazat.

### Hromadný mail \- pošlete všem klientům v Kreditní třídě hromadně email například s informacemi k další lekci # Hotovostní platby ### Zadání hotovostní platby \- Přímo při příjmu hotovostní platby využijte možnosti zadat tuto platbu v sekci *Hotovost* \- Důležité je vybrat správnou *Kategorii* platby (pouze *kurzovné* rozpočítá platbu do více měsíců)

### Datum hotovostní platby \- Jako datum platby se propíše datum, kdy byla platba zadaná do systému, datum platby, které máte možnost vyplnit je pouze informací pro vás ### Doklady u hotovostních plateb \- Po zapsání platby se klientovi odešle automatický email s potvrzením platby # Banka ### Automatické párování plateb \- Největší výhoda ProKlubu je automatické párování a rozdělování plateb podle variabilního symbolu. Měsíční nebo balíková platba se automaticky zařadí, pokud váš klient zaplatil nastavenou měsíční či balíkovou částku. Jak to funguje? 1. Na váš bankovní účet přijde úhrada. 2. Banka o tom pošle zprávu do ProKlubu. 3. Ten porovná údaje z banky s variabilními symboly a částkami v nastavení konkrétní třídy či akce. 4. Pokud najde shodu, zapíše úhradu na kartu klienta i další místa (konkrétní třídy či akce, historie plateb, reporty plateb) – a pokud ne, Proklub uloží platbu do Banka - revize, kde ji můžete spárovat manuálně. ### Banka – revize \- Pokud někdo zaplatil bez použití variabilního symbolu či neznámou částku (v nastavení třídy či akce nejsou nastavené ceny, nebo je zaslaná částka jiná), aplikace platbu zařadí do *Banka – revize* , odtud máte možnost platbu manuálně přiřadit, rozdělit či smazat ### Historie plateb \- V sekci *Historie plateb* si můžete zobrazit všechny přijaté platby, pohyby s platbou, komu byly připsány či vráceny a jak byly platby přijaty ### Export plateb \- V sekci *Reporty* je možné stáhnout *Platby za rok* pro každý typ třídy zvlášť či *Seznam všech přijatých plateb (dle data přijetí) za rok*

### Doklad o zaplacení \- Jakmile dojde k přijetí či zapsání platby, automaticky se odešle potvrzení o zaplacení \- Pokud klient vyžaduje i fakturu, je nutné před přijetím platby mít u klienta vyplněné fakturační údaje a zapnout automatické zasílání faktur (u klientů, kteří nemají vyplněné fakturační údaje se faktura neodešle) ### Fakturace \- V případě, že klient vyžaduje fakturu, je nutné před přijetím první platby mít vyplněné fakturační údaje klienta – fakturační údaje lze získat už v registračním formuláři či zasláním nového emailu se značkou k vyplnění fakturačních údajů

# Propojení s jednotlivými bankami Chcete v ProKlubu vidět, jaké vám chodí platby? Mít přehled kdo už zaplatil a kdo ne? Propojte váš bankovní účet se systémem ProKlub. **Nastavení / Obecné / Banka** Zaklikněte "Párování plateb z banky" i "Zobrazovat v menu počet nezpracovaných plateb". Poté klikněte na "Žádost o připojení".

Vyberte svou banku, zaškrtněte souhlas se zpracováním údajů a dejte Odeslat.

ProKlub je možné propojit až s dvěma bankami. ### FIO Banka Je třeba přiložit do žádosti o připojení **token**, který získáte ve svém **internetovém bankovnictví:** 1. Po přihlášení do internetového bankovnictví Fio banky klikněte v záhlaví obrazovky na odkaz Nastavení. 2. V následujícím dialogovém okně vyberte v menu položku API a stiskněte tlačítko Přidat nový token. V následujícím dialogovém okně se v poli Token zobrazí vygenerovaný token. Video návod ; Poté odešlete žádost o připojení v ProKlub / Nastavení / Obecné / Banka, kde stačí přidat token. Nezapomeňte zakliknout "Párování plateb z banky" i "Zobrazovat v menu počet nezpracovaných plateb". ### RB Je třeba nastavit ve vašem internetovém bankovnictví emailové **notifikace o platbách na email**, který vám vytvoříme. Jeho znění je [vašedoména@dtap.cz](mailto:va%C5%A1edom%C3%A9na@dtap.cz). (Vaše doména je ta část odkazu před “dtap.cz”, přes který se přihlašujete do systému.). **Nastavení v internetovém bankovnictví:** 1. Otevřete si Nastavení internetového bankovnictví. Vyberte službu **Upozornění Informuj mě** a zvolte možnost Nové upozornění. 2. Vyplňte alespoň následující položky ve formuláři: * Informuj mě: o pohybu na účtě, * Účet: vyberte číslo účtu, který chcete spárovat, * Způsob odeslání: e-mail, * Kontakt: e-mailová adresa vygenerovaná ProKlubem. Nastavení potvrďte a máte hotovo.

Poté odešlete žádost o připojení v ProKlub / Nastavení / Obecné / Banka. Nezapomeňte zakliknout "Párování plateb z banky" i "Zobrazovat v menu počet nezpracovaných plateb". ### Česká spořitelna Je třeba nastavit ve vašem internetovém bankovnictví emailové **notifikace o platbách na email**, který vám vytvoříme. Jeho znění je [vašedoména@dtap.cz](mailto:va%C5%A1edom%C3%A9na@dtap.cz). (Vaše doména je ta část odkazu před “dtap.cz”, přes který se přihlašujete do systému.). **Nastavení v internetovém bankovnictví:** Poté odešlete žádost o připojení v ProKlub / Nastavení / Obecné / Banka, kde stačí vyplnit vaše číslo bankovního účtu. Nezapomeňte zakliknout "Párování plateb z banky" i "Zobrazovat v menu počet nezpracovaných plateb". ### Komerční banka Je třeba nastavit ve vašem internetovém bankovnictví emailové **notifikace o platbách na email**, který vám vytvoříme. Jeho znění je [vašedoména@dtap.cz](mailto:va%C5%A1edom%C3%A9na@dtap.cz). (Vaše doména je ta část odkazu před “dtap.cz”, přes který se přihlašujete do systému.). **Nastavení v internetovém bankovnictví:** Můžete využít návod přímo od Komerční banky. {% embed url="" %} Poté odešlete žádost o připojení v ProKlub / Nastavení / Obecné / Banka. Nezapomeňte zakliknout "Párování plateb z banky" i "Zobrazovat v menu počet nezpracovaných plateb". ### Moneta Je třeba nastavit ve vašem internetovém bankovnictví emailové **notifikace o platbách na email**, který vám vytvoříme. Jeho znění je [vašedoména@dtap.cz](mailto:va%C5%A1edom%C3%A9na@dtap.cz). (Vaše doména je ta část odkazu před “dtap.cz”, přes který se přihlašujete do systému.). **Nastavení v internetovém bankovnictví:** 1. Po přihlášení do internetového bankovnictví MONETA Money Bank klikněte na odkaz Osobní nastavení v záhlaví aplikace. 2. V levém menu klikněte na položku Info Servis, poté vyberte Vlastní nastavení. 3. V záložce Účty zvolte účet, který chcete spárovat. V řádcích *Když mi odejdou peníze* a *Když mi přijdou peníze* vyberte možnost E-mail. Přesuňte se níže do sekce Upozornění zaslat, vložte e-mailovou adresu vygenerovanou ProKlubem a zmáčkněte Uložit změny.

2. V záložce "Info o změně zůstatku" zaškrtněte " když se zůstatek změní o vícce než" a zadejte částku, od které chcete notifikace posílat (doporučujeme 10 Kč). Uložte tlačítkem Pokračovat. 3. Poté odešlete žádost o připojení v ProKlub / Nastavení / Obecné / Banka. Nezapomeňte zakliknout "Párování plateb z banky" i "Zobrazovat v menu počet nezpracovaných plateb". # Registrace ### Typy registračních formulářů \- Třída - dospělá \- Třída - dětská \- Akce - dospělá \- Akce - dětská U dětských tříd i akcí je ve formuláři navíc možnost vyplnit až dva zákonné zástupce. ### Automatické registrační emaily \- Znění automatického registračního emailu, který se odešle klientovi ihned po registraci je možné zastavit v *Nastavení > Šablony e-mailů > Automatické registrační emaily*

\- E-mail se odešle pouze na hlavní emailovou adresu klienta (běžné e-maily třídě chodí na obě emailové adresy, pokud má uvedené dvě) \- E-mail se odešle automaticky po registraci, tudíž by měl obsahovat všechny důležité informace k registraci (jméno klienta a přiřazený variabilní symbol), platbě a instrukcemi k lekci. ### GDPR a VOP \- Znění a hlavička GDPR a VOP je možné editovat v *Nastavení > Šablony e-mailů > Registrační dokumenty*

### Link / Kategorie \- Standardní registrační link obsahuje všechny třídy, které mají *Povolenou registraci (povolíte či zakážete v nastavení třídy)* \- V Nastavení třídy je možné přiřadit každé třídě jiný registrační link -> *Patří do linku formuláře* \- Možnost nastavit *Kategorii třídy* (například dětské třídy v jedné kategorii, dospělé v druhé, případně rozdělení podle měst, kde se konají tréninky) \- Registrační email se zasílá Výchozí, je však možnost nastavit jakoukoliv jinou Šablonu emailu, která se po registraci do třídy zašle

# Uživatelé Možnost nastavení neomezeného počtu uživatelů systému ProKlub s různými oprávněními ### Rozdíl mezi typy uživatelů \- Existují tři typy uživatelských přístupů \- Administrátor: vidí kompletně všechna data a platby v systému \- Subadmin: vidí všechny členy, jednotlivé platby a třídy – nevidí finance celého klubu (dalo by se přirovnat k recepční) \- Uživatel: vidí pouze své přiřazené třídy, klienty, docházku – vidí zda mají zaplaceno (dalo by se přirovnat k trenérovi) ### Přidání nového uživatele \- Administrátor může přidat uživatele odesláním pozvánky na jeho e-mail, nebo ho napřímo přidat.

\- Automaticky je nastaveno oprávnění Uživatel, můžete ho ale v pozvánce v případě potřeby změnit na subadmin či administrátor

Uživateli přijde emailem výzva k registraci do systému

\- Na stránce uživatelé můžete také odeslat hromadný email všem, či jen vybraným uživatelům

## Editace uživatele \- V řádku konkrétního uživatele kliknete na "Upravit" (ve sloupci Akce)

# Nastavení ##

### # Obecné nastavení

#### Fakturace \- V sekci *Fakturace* je nutné vyplnit všechny základní údaje o vašem klubu a údaje, které chcete uvádět na faktuře \- Pokud chcete fakturovat svým klientům, je nutné zaškrtnout „fakturovat všechny spárované transakce“ – následně se budou automaticky zasílat faktury všem klientům s vyplněnými fakturačními údaji

#### Odesílání e-mailů \- Položky je nutné vyplnit pro správné odesílání emailů

#### Formuláře \- Nutno vyplnit v případě, že budete chtít vyplňovat fakturační údaje od klientů

#### Docházka \- Základní nastavení zapisování docházky

#### Banka \- Základní nastavení banky

\- V případě změny banky či připojení nové banky použijte tlačítko *Žádost o připojení –* otevře pole pro vyplnění údajů, které se v chráněném prostředí zašlou přímo IT

#### Platební brána \- Možnost napojení na platební bránu např. Comgate \- Podepíšete smlouvu přímo s Comgate a nám zašlete přístupy k propojení na e-mail

#### SMS brána \- Pro zasílání SMS skrze systém je možné napojit například na smsbrana.cz \- Zaregistrujete se a koupíte si kredit u [www.smsbrana.cz](http://www.smsbrana.cz) následně nám pošlete API klíč pro propojení na e-mail

#### Mobilní aplikace \- jedná se o mobilní aplikaci pro členy vašeho klubu \- pokud chcete používat mobilní aplikaci, je třeba ji nejprve povolit a nastavit Nastavení / Obecné/ Mobilní aplikace

\- zaškrtněte políčko "Povolit přístup mobilním aplikacím přes API"- vyplňte název klubu, telefon do klubu a nahrajte vaše logo- klikněte na "Vygenerovat API klíč"- na závěr nezapomeňte "Uložit" # Šablony emailů V této sekci je možné nastavit znění všech e-mailů #### Výchozí registrační emaily \- Možnost nastavení znění registračních e-mailů, které se zasílají automaticky po registraci klienta

#### Registrační dokumenty \- Možnost nastavení znění GDPR a VOP

#### Automatizované e-maily \- E-maily, které se automaticky zasílají po přijetí a spárování platby

#### Dodatečné šablony \- Možnost přednastavení až 25 šablon e-mailů včetně použití *Značek* z *Nápovědy*, které automaticky doplní údaje klienta

#### Tlačítka vlastní emailové šablony \- Možnost nastavení dvou vlastních tlačítek – doporučujeme použít jako *Upomínku* k platbě a *Přestupní* email pro přestup klienta do jiné třídy

\- Také nabízí možnost připnout tyto tlačítka na kartu klienta # Formuláře ### Nastavení / Formuláře #### Adresa registračního formuláře \- Adresa standardního registračního formuláře, který obsahuje třídy i akce

#### Vytvoření vlastního registračního linku \- Pokud je v nastavení třídy nastaven *Link* a *Kategorie* – zde se pouze vygeneruje daný link pro tyto parametry

#### Nastavení pořadí tříd v registračním formuláři \- Možnost změnit pořadí tříd v registračním formuláři

#### Třídy v linkách \- Hromadné vložení daných tříd do jednoho linku \- Zároveň je vidět jaké linky už jsou použité

### Obrázky \- Možnost nahrát až 10 bannerů k použití v emailech a šablonách

# Reporty V sekci reporty je možnost jednoduše stáhnout soubory (tabulky) s informacemi. ### Platby za rok \- Pro jednotlivé skupiny tříd

### Docházka za měsíc \- Stáhnutí celkové docházky za daný měsíc

### Klientská databáze \- Možnost stáhnout kompletní klientskou databázi, či vybranou třídu \- Zároveň jsou zde přednastavené soubory pro NSA a ČUS

### Seznam všech přijatých plateb (dle data přijetí) za rok \- Možnost stáhnout kompletní seznam přijatých plateb

### Záznamy (posledních 180 dnů) \- Možnost stáhnout záznamy o zaslaných emailech či záznam smazání klientů

# Mobilní aplikace Mobilní aplikace pro členy vašeho klubu Pokud chcete používat mobilní aplikaci, je třeba ji nejprve povolit a nastavit ### **Nastavení / Obecné/ Mobilní aplikace**

\- zaškrtněte políčko "Aktivace mobilní aplikace" \- vyplňte název klubu, telefon do klubu a nahrajte vaše logo (pro správnou funkčnost je logo nutné) \- klikněte na "Vygenerovat API klíč" \- na závěr nezapomeňte "Uložit" ### Rozeslání přístupů vašim členům #### Hromadné rozeslání (celé třídě) \- Pravidelné třídy/ konkrétní třída / Poslat email \- Použít značku \_\_**QR\_MOBILE\_APP\_\_** (rozešle unikátní QR kódy pro propojení mobilní aplikace s konkrétním profilem) #### Rozeslání konkrétním členům \- Klienti / Konkrétní klient / tlačítko "QR mobilní aplikace" (pošle unikátní QR kód pro propojení mobilní aplikace s konkrétním profilem)

# ProKlub - návod pro členy Mobilní aplikace pro členy sportovního klubu Aplikace ke stažení: Google Play App Store

Pro přihlášení do aplikace potřebujete QR kód. Pokud vám nedorazil e-mailem, upozorněte na to svůj klub. #### Domů (domovská stránka)

Poslední zprávy \- Zde se zobrazí poslední zprávy, které vám od klubu přišly Akce \- Seznam akcí, jednoduché přihlášení na akci pouze zmáčknutím tlačítka "přihlásit" **Docházka** Potvrdit účast \- Tlačítkem potvrdíte svou účast na lekci. Je funkční pouze před lekcí, po otevření docházky trenérem. Kalendář zobrazující vaši docházku na tréninky

**Klub**

Informace o klubu \- Kontaktní a platební údaje \- Stanovy zapsaného spolku, Zpracování osobních údajů Napište požadavek klubu \- možnost napsat krátkou zprávu vedení vašeho klubu **Profil**

Variabilní symbol - číslo, pod kterým zasíláte platby i zapisujete docházku Tlačítko "Změnit účet" - k přepínání mezi více účty Informace o vás - Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon, Datum registrace, Zaplaceno do, Platnost prohlídky (lékařská prohlídka, pokud ji klub požaduje), Můj stupeň Moje třídy Stáhnout QR kód - QR kód pro platby klubu Fakturační údaje Platby - informace o vašich platbách, možnost stáhnout doklad (pokud to váš klub umožňuje) Tlačítko "Odhlásit se" - Používejte jen v nutných případech (například přihlášení k jinému profilu), pro nové přihlášení potřebujete nový QR kód